Adnan ŞİŞMAN CPA
www.adnansisman.com
adnansisman@adnansisman.com

20.06.2007

Faaliyet Bütçeleri işletmelerin ileriki dönemlerde yapmayı tasarladıkları, gerçekleştirmeyi arzuladıkları, planladıkları faaliyetin bir bütünüdür. Gelecek dönem içerisinde ne kadar tutarında satış yaparak girdi sağlamayı ve bu girdilerin ne kadar tutarında maliyetlerle karşılanacağının planlanmış ve hedeflenmiş bir ölçütüdür bütçe...

Genelde yaygın bir yanlış düşünce/anlayış vardır faaliyet bütçeleri konusunda.. Faaliyet bütçelerinin işletmelerin Mali İşler bölümlerince hazırlanması gerektiği inancıdır bu yanlış anlayış... Bütçeler konusunda benim görüşüm faaliyet bütçelerinin bütünüyle bütçeleri gerçekleştirmekten birinci derecede sorumlu kişi/lerce hazırlanması gerektiğidir. Mali İşler Müdürlüğü tabii ki geçmiş verilerin rakamsal ve istatistiki olarak ortaya konması, bütçenin formatı, konsolidasyonu ve diğer tüm üzerine düşen konularda azami desteği sağlamalıdır fakat bütçeyi bilfiil yaparak Genel Müdürün önüne koyması kadar saçma bir şey yoktur.

Örneğin bir restoran veya bir otel işletmesini düşünelim. Bu işletmelerin faaliyet bütçesini 10 farklı kişiye yaptıralım. Elde edeceğimiz sonuç olarak tamamen her şeyiyle birbirinden farklı 10 adet bütçe ortaya çıkar...

Burada bu bütçe yanlış, ötekisi doğru şeklinde hiç bir zaman düşünülemez, düşünülmemelidir.. Değişik kişilerin hazırladığı bütçelerdeki bir diğerinden farklılıklar, satış ve gelirlerde ve maliyetlerde ileriye dönük olarak farklı bakış açılarını yansıtır ve tüm hazırlanmış bütçelere de anlayışla yaklaşabiliriz.

Bütçe ileriye bakıştır ve herkesin bakışı da farklıdır ve saygı duymak da gerekir. Kimisi burnunun ucunu göremez, kimisi çok uzağı net bir şekilde görebilir. Kimi yöneticinin portföyü, satışı çok güçlüdür, maliyetleri kontrol kabiliyeti zayıftır; kimisinin ise maliyetleri kontrol kabiliyeti çok yüksek, fakat buna mukabil satış hedefleri çok düşüktür. Bir başka ifadeyle bazı yöneticiler maliyetleri düşürerek ya da kontrol altına alarak başarıyı hedefler, bazıları ise satışları arttırarak... Hepsine saygı duymak lazım, yeter ki planları, bütçeleri, hedefleri ilgili mercilerce kabul görsün ve onaylansın.

Bütçeler üzerinde düşünüp kafa patlatması gerekenler bütçelerin gerçekleştirilmesinden birinci derecede sorumlu kişi/ler olmalıdır. Gerçekleşmiş faaliyetlerle hedeflenmiş faaliyetlerin karşılaştırılmasının neticesi olarak ortaya çıkmış olumlu ya da olumsuz sapmaların hesabı/açıklaması da mutlaka bu kişilerce, nedenleriyle birlikte ortaya koyulmalıdır.

Yalnız burada şu noktaya değinmeden edemeyeceğim: Oluşmuş olumsuz ve/veya olumlu farkların hesabını verebilmek kadar alabilmek/sorabilmek de önemlidir. Hasbelkader bir mevki sahibi olmuş, bulunduğu noktaya biraz şans, tanrının yardımı ve/ya biraz da yalakalık yaparak gelinmiş ise (mesela bir koordinatör düşünün) o kişiye ne hesap verirler, ne de hesap alabilir o kişi. Neticede kaderine razı olmak zorundadır ve işler kötüye gittiğinde söyleyebileceği tek şey ise "İşletmeler/Oteller para kazanmıyor," dur.

Oturduğu koltuğun süresi ise işletme sahiplerinin ya da yönetim kurulunun kendisine göstereceği sabrın süresiyle doğru orantılıdır. Bu sürenin uzun sürmesi için Allah'a dua etmekten başka şansı da yoktur. Alt kadrolar bütçeler konusunda size karşı sorumlu oldukları gibi, bütçeleri onayladığınız anda artık siz de üst makamlara karşı o bütçelerin gerçekleştirilmesinden sorumlu olup bundan kaçışınız yoktur/olmamalıdır.

Bu noktada kısım şefleri departman müdürlerine, departman müdürleri genel müdüre, genel müdür koordinatör ya da genel koordinatöre, koordinatör de yönetim kuruluna/patron/lara karşı birinci derece sorumluluk taşıdığının bilincinde olmalı, bu konuda bilinçsizseler bilinçlendirilmelidir. Yani biri bunları korkusuzca ifade etmelidir...

Yıllar yılı görev yaptığım işletmelerde bir çok defa finansal anlamda mali işler birimimiz gerek bağımsız denetim şirketlerince ve gerekse şirket bünyesindeki Teftiş kurulları tarafından müteaddit defa teftiş edilmiş olunmamıza rağmen, yapılan teftişin idari anlamda eli taşın altında olan kişilere üst makamlarca hesabının sorulmaması bana hep çok ilginç ve şaşırtıcı gelmiştir.

Neticede Mali İşler biriminin sorumluluğu çok genel anlamda, teftişin olduğu tarihte işletmenin/şirketin bilançosunda yer alan varlık ve kaynakların mevcudiyetinde mutabık olunması ve maliyet ve gelir tablosu hesaplarında muhasebe kayıtlarının doğruluğudur.

Buraya kadar tamam, ancak sorun bundan sonra başlıyor... Özellikle maliyet hesapları ve gelir tablosu hesaplarına yansımalarıyla oluşmuş giderler ve buna mukabil gerçekleşmiş gelir hesaplarında, bütçe hedefleriyle karşılaştırma neticesinde ortaya çıkan olumlu ya da olumsuz farkların nedenleri konusunda bir üst paragraftaki sorumluluk silsilesi doğrultusunda herhangi bir hesap sorulup istenmemesi bana çok ilginç geldiği gibi bu konu üzerinde de "Neden?" diye düşünmeye itmiştir hep beni.

Ulaştığım sonuçları ise bilgisizlik, hiyerarşinin bütünüyle bilgisiz kişilerden oluşması, bilgisizlik neticesinde oluşan kadercilik, başkalarının kaderini kendi kaderimiz gibi sineye çekme, bu sene olmadı inşallah seneye şeklinde düşünce biçimi meyli, bir de en önemlisi baştan aşağıya alt kadroların söz dinleyen, el pençe divan duran, basiretsiz ve yalaka kişilerden oluşturulması şeklinde özetleyebilirim.

İşletmelerde bütçe uygulamaları genelde geçmiş rakamlar ele alınarak çok cüzi bir miktarda/oranda artırılarak ya da hiç artırılmayarak uygulanmaktadır.

Bu son derece yanlış bir uygulamadır. Bütçe geçmişin değerlendirilerek geleceğin mümkün olduğu kadar akılcı ve makul projeksiyonlayarak hedeflenmesidir... Akılcı ve makul diyorum çünkü şöyle düşünelim: Şayet bir kişi şu anda azami 130 cm. zıplayarak bir engeli aşabiliyorsa bu kişiden 200 cm'lik bir engeli zıplayarak aşmasını istemek ve bunda diretmek son derece yanlıştır. Çünkü şu anda azami yapabildiği sıçrama 130 cm.dir. Birden bire önüne 70 cm. gibi hali hazırda sıçradığının yarısından daha fazlasını istemek çok büyük bir ihtimalle o kişi için bir mucizenin gerçekleşmesini beklemeyi gerektirir ve çok büyük bir ihtimalle de hayal kırıklığı ile sonuçlanır. O bakımdan 130 cm. sıçrama yapan bir kişiden 160 cm sıçramasını istemek bence çok daha mantıklı ve yapılabilirlik ölçüsündedir. Şayet bu kişinin önüne 200 cm hedefini koyarsak yapamayacağını bildiğinden dolayı bütün isteği kaybolup belki de isteği ve motivasyonu kırıldığından dolayı 130 cm'lik engeli dahi aşamaması çok doğaldır.Fakat bu kişinin önüne 160 cm. sıçrama gibi bir hedef koyulduğunda bu makul ve üzerinde çalışıldığı taktirde gerçekleştirilebilecek bir hedef olmasından dolayı, yapabilmek için hedefe odaklanıp çok sıkı bir şekilde çalışmalara başlayabilir. Hedefi 130-135 cm. gibi belirlemek ise o kişiyi rehavete itecektir. Çünkü nasılsa o engeli aşıyordur. çok az gayretle 135'i de aşacaktır... İşletme bütçelerin de de pek fark yoktur... Bütçe İşletmenin bütçesi olmasına rağmen, onu gerçekleştirecek olanlar işletmeye dahil olan insanlardır... Bence insanların önüne aşamayacakları belli olan engelleri koymaktansa akılcı ve makul hedefleri koymak çok daha iyi neticeler verecek ve insanların motive olmaları, hedefe odaklanmaları ve kendilerine olan güvenlerinin artışıyla hedeflerin yakalanması çok daha kolay sağlanacaktır.

Yanlış olan bir başka uygulama, İşletmede operasyonun başındaki kişinin bütçeyi bütünüyle kendisinin yapması ve alt kadrosundaki departman müdürlerine sorumlulukları ölçüsünde dayatmasıdır.

Bu tipte uygulamalar genellikle hep ters tepmekte ve bağlı departman müdürlerince "Madem kendisi o şekilde yaptı, buyursun kendisi gerçekleştirsin." veya "Yapabildiğimizi yaparız, yapamadığımızı genel müdür/koordinatör kendisi tamamlar." şeklinde yorumlar yapılmasına ve kendi fikirleri sorulmadığı için de hedeflerin gerçekleştirilmesi konusunda isteksiz ve kaygısız davranılması sonucunu doğurmaktadır...

Otel işletmelerinde sağlıklı bir faaliyet bütçesi yapılabilmesi için öncelikle Muhasebe Sisteminin ve Bütçenin birbirini destekler nitelikte olması gerekir. Aksi halde bütçe verileri ayrı telden çalar, muhasebe verileri ayrı telden... Sonuçta bir ahenk olamaz. Öncelikle bu ahengin sağlanmasıyla ilgili koşulların süratle hazırlanması ve yürürlüğe konulmasıdır...

Faaliyet bütçeleri, her aşamada sorumlu kişilerden oluşan ekip çalışmasını gerektirir. Otellerde hazırlanacak bütçeler kısım, departman ve otel geneli olarak, kışım şeflerinin, departman müdürlerinin ve nihayetinde Otel Genel müdürlerinin sorumluluklarını içerecek şekilde olmalıdır. Departman bütçelerinin kısımlarından (Örneğin Yiyecek-İçecek departmanının her hangi bir ünitesinin satışlarından ünitenin şefi veya Banquet/ziyafet satışlarından ise Banquet bölümünün şefinin sorumlu olması.) kısım şefleri, Tüm departman bütçesinin gerçekleştirilmesinden Departman müdürü, Tüm Otelin bütçesinin gerçekleştirilmesinden ise Genel müdür sorumlu olmalıdır.. Bu da ancak her aşamada sorumluluk bütçeleri uygulamasıyla sağlanır ve her birimin gelir ve gider olarak sorumluluklarının tayini çok önemlidir..

Hazırlanacak bütçe kalemleri dayanaklarının çok güçlü ve mantıklı açıklamalarının olması gerekir. Tüm kalemlerin üzerinde durulmalı ve istatistiksel olarak da ifade edilebilmelidir... Bütçeleri onaylayacak kişilerin ise onaylarına sunulmuş bütçeleri hemen onaylamaktan ziyade ihtiyatla yaklaşmaları gerekir..Çünkü onayladıkları andan itibaren kendileri de sorumlu tutulmalıdırlar. Örneğin bir koordinatörün önüne gelen olmayacak hedefleri iyice incelemeden ve yeterli açıklamaları almadan kaygısızca onaylamaları, alt kadroları tarafından kandırılmaları ve aynı zamanda da bilmeden/farkında olmadan kendinin üzerinde bulunan makamları kandırmaları sonucunu doğuracaktır. Bu durum ise nihayetinde aklı başında bir Patron veya yönetim kurulu başkanının atlamaması gereken bir durumdur.. Aksi halde inşallah, maşallah ile işler devam eder... ta ki ne ümitlerle yatırım yaptığı işletmeyi kiraya verinceye ya da işletmeyi satıncaya kadar...

Bir başka önemli konu da Bütçelerin karakterlerinin olmasıdır. Bütçelerin karakteri genellikle dinamik, hantal, korkak, cesur, ürkek, atılgan vs. şeklinde olup birazda hazırlayan ekibin, ve/ya onaylayan kişilerin karakterleriyle doğru orantılıdır diyebiliriz.

Bazı bütçeler ise çok kurnazca hazırlanmış ve şeytani fikirlerle dolu olabilir. Ancak önemli olan bunları görebilmek ve algılayabilmektir. Örneğin bir şehir oteli bütçesi ilk 7 ayda hiç bir gayret göstermeden gerçekleştirilebilecek şekilde hazırlanmış ve son 5 ayda da yukarıda açıkladığımız 200 cm. gibi muazzam uçmuş bir bütçe olabilir. Burada bütçenin bize söylediklerini anlayabilmemiz çok önemlidir. İlk 7 ayda hiç bir şey yapılmayacak, çünkü otelin her zaman yaptığı normal iş ne ise o bütçeye aksettirilmiş ve artı bir değer öngörülmemiş. 7. aydan sonra ise işin başındaki kişinin o işletmede pek fazla durmayacağı çok açık. Böyle bir bütçe genellikle zaman kazanmak için yapılır ve onaylayan kişiler tarafından göze hoş görünen Toplam/kümülatif neticelerden detaylara inilemediği taktirde anlaşılması güçtür.. Bu anlamda bütçeler işin başında bulunan kişilerin gerçek niyetini anlamada bir enstrüman olarak da kullanılabilir...

Bir başka yanlış olan konu da bir yöneticiye kendisinden önce bir başka yöneticinin hazırlamış olduğu bütçelerin değiştirmesine imkan tanımayıp, yeni yöneticiyi, eski yöneticinin hazırladığı bütçeden sorumlu tutmaktır. Açıkçası hiç kimse bir başka kişinin hazırladığı bütçenin altına girmek şeklinde mecbur tutulmayı istemez diye düşünüyorum. Ayrıca bu durumu da anlayışla karşılamak ve yeni yöneticiye, ileriye yönelik olarak olumlu ya da olumsuz yönde sorumlu olacağı bütçeyi değiştirme imkanı mutlaka tanınmalıdır. Aksi halde kendisinin hazırlamadığı bütçenin gerçek ile arasında oluşan +/- sapmaların hesabının sorularak açıklama beklenmesi abesle iştigaldir...

SON SÖZ: Özellikle Otel bütçeleri alt yapısı güçlü ve istatistiksel değerlerle bezenmiş ve bir sonraki faaliyet döneminin çok iyi analiz edilerek, sorumlulukların dağıtımında hiç bir tereddüde imkan tanımayacak şekilde ve bütçeyi hazırlayan sorumlu kişilerin (Şef, Departman Müdürü, Genel Müdür) tümünün mutabakatı sağlanmalıdır. Yoksa ne kadar sıçrasanız 130 cm lik bir engeli dahi aşamazsınız. Sadece kendinizi kandırmış olursunuz...

Hazırladığınız bütçelerin ve planladığınız karların gerçekleşmesi temennisiyle...

Not: Bu yazı www.adnansisman.com sitesinden alınmıştır.

Adnan şişman'ın Turizm Forumu'nda yayımlanan yazıları: