Adnan ŞİŞMAN CPA
www.adnansisman.com
adnansisman@adnansisman.com

22.09.2006

SORUNUN TESPİTİ

Genellikle birçok otelde Satın alma prosedürlerinde, satın alınacak malzemelerin, üzerinde araştırması yapılmış “Satın Alma İstek Fişi" nden “Satın Alma Emri” ne dönüştürülürken aynı malzemeler tekrar yazılmakta. ya da tüm malzemeler ambar talep fişi ile isteniyor ise tüm departmanların ambardan yaptığı isteklerin ambarda olmayan kısımları ambar birimi yetkililerince/personelince tekrar "Satın Alma Talep Fişi" olarak yazılmakta. Bu durum her gün hem tekdüze olup hem de satın alma biriminin araştırma dışında kalan zamanının büyük bir kısmını almakta, ambar birimine de -ambarda olmayan tüm malzemeler için- muazzam bir yük getirmekte . Aynı zamanda yazı işlerinin çokluğu bu birimlerdeki işlerliğin de süratini son derece azaltmaktadır. Bu nedenle Satın Alma Talep Fişleri ve Satın Alma Emirlerinde yeni bir uygulamaya gidilmesi kaçınılmaz olmaktadır.

ÖNERİLEN "ASMAN" YÖNTEMİNİN UYGULAMASI

Satın alma işlemlerinde kullanılan bu formların tek form halinde birleştirilerek kullanılması işlerliği çok daha çabuk hale getirecek, birimler üzerinde toplanmış yükleri de kaldıracağı gibi, talep yapan departmanlara ek bir yük de getirmeyecektir.

Ambarda/depoda muhafaza ve takip altında olmayıp da otel dışından yeni alınacak malzemelerde yapılacak bir satın alma için ise Aşağıda adım adım açıklanan ve toplam 5 nüsha aynı sıra nolu ve 1, 4, 5. nüshası “Satın alma İstek Fişi”, 2. ve 3. Nüshalar “Satın Alma Emri”, olacak şekilde otokopili cilt olarak satın alma formu ve ayrıca iki nüsha sıra numarasız "Satın Alma Emri" ciltleri bastırılarak kullanılması çok daha uygun olacaktır.

Departmanlar otelin ambarında muhafaza edilen malzemeleri departmana çekmek istediklerinde "Ambar Talep Fişi" düzenleyerek malzemelerin ambardan departmanlara transferini gerçekleştirir.

Departmanların talep ettiği ambarda muhafaza ve takip altında olmayan malzemeler için ve Depoların kendi takibi altında olan malzemeler için ise

1- Talep

Ambarda emniyet stok seviyesi altına inen malzemelerin satın alma talebi için ambar birimi, Ana depoda takibi yapılmayan yeni malzeme talepleri için departmanlardan gelecek satın alma talepleri için departmanlar, oto kopili 5 nüsha satı alma formu doldurulur. "Satın Alma İstek Fişi" yazıldığı anda Satın Alma Emri"nin ilgili yerleri de (Departman, Talep nedeni, Satın alma istek fişi tarihi, malzeme cinsi, miktar, birim ve dep.md.imza kısımları ) hazır hale gelmiş olacaktır. Talebi yapan Departman ya da Depo birimi 5. nüshayı takip için kendinde saklar.

2-Adetsel kontroller

Bu adımda Cost Control birimi "Talep edilen x adet/kg kadar yiyecek/içecek/Teknik vs. malzeme gerçekten ilgili departmana gerekli midir ?" sorusuna cevap arar ve gerekli görüyor ise altyapı çalışmalarını yaptıktan sonra departman md. ile de malzemelerin çokluğu/azlığı konusunda görüşebilir ve ikna olur ya da ikna eder.

Ambar biriminin malzemenin depoda olmadığına dair imzası ve Cost Control biriminin ise adetsel olarak kontrol ve imzasından sonra Satın Alma birimine 4 nüsha gelen evraka satın almaya geliş tarih ve saati yazıldıktan sonra 2 nüsha "Satın Alma İstek Fişi" ve 2 nüsha "Satın Alma Emri" birbirinden ayrılır. 2 nüsha halinde "Satın Alma İstek Fişi" Mali İşler Müdürlüğü ve Genel Müdürlüğün -satın alma isteğinin yerine getirilmesi hususunda- onay imzalarından sonra, Departman ya da Depo birimce talep edilen malzemeler üzerinde, Satın Alma birimince araştırmaya geçilir.

3-Araştırma

Satın alma birimi imzaları tamamlanmış 2 nüsha "Satın Alma İstek Fişi" üzerinde belirlenmiş politikalar çerçevesinde gerekli araştırmasını (örn 3 teklif alınması vs.) yaparak fiyat ve kalitede en uygun firmayı tespit eder ve 2 nüsha "Satın Alma Emri"nin ilgili yerlerini ( Tarih, Satıcı firma ve telefonu, fiyat, tutar, ödeme şekli) doldurur, imzalar ve altına araştırmanın yapıldığı "Satın Alma İstek Fişi"ni (1. nüsha) takar ve fiyatların kontrolü için Cost Control birimine verir. Satın Alma Emri"ne dönüşen "Satın Alma İstek Fişi"nin bir nüshasını (2. nüsha) satın alma birimi dosyalar.

4-Fiyat Kontrolü

Cost Control birimi fiyat kontrollerini yapar, tereddütleri varsa gerekli noktalara işaret ederek evrakı tekrar araştırılsın diye Satın Alma birimine imzadan imtina ederek gönderir ya da imzalar.

5-Onay

Cost control biriminin fiyat kontrollerinden ve imzasından sonra, önce Mali İşler Müdürü ve daha sonra ise Genel Müdür imzalayarak malzemelerin satın alınmasına onay verir.

6-Satın alma

Alımı onaylanan malzemeler onaylandığı şekliyle satın alınır ve "Satın Alma Emri"nin 2. nüshası, daha önce Satın Alma Birimince dosyalanan "Satın Alma İstek Fişi"nin 2. nüshası ile birleştirilerek departman bazında ve tarih sırasında dosyalanır, Malzemelerin işletme stoklarına dahil edilmesi için ambar çalışma düzenine uygun şekilde işletmeye getirtilir. Satın Alma Emri (3.nüsha) ve altında Satın Alma İstek Fişi (1. nüsha) olacak şekilde ambara/tesellüme verilir.

7-Teslim alma

Gelen malzemeler ve faturası (ve irsaliyesi) miktar, birim, fiyat ve tutar olarak satın alma emri ile karşılaştırılarak Ambar birimi tarafından -aynı zamanda istenilen özellikte olup olmadıklarına dair departman yetkililerinin nezaretinde- teslim alınır.

8-Kayıt

Satın Alma Emri (3.nüsha) ve Satın Alma İstek Fişi (1. nüsha) fatura arkasına zımbalanarak stok kayıtları ve muhasebe kayıtları ambar görevlilerince yapılır, printoutları üzerine takılarak öncelikle ödeme şekli ile ilgili gerekli notları alması ve ödeme planlarına dahil etmesi ve fiyat/tutarların doğruluğunu kontrol için Finansman Şefliğine, oradan da hem hesap kodlarının ve hem de tutarların kontrolü için Muhasebe Şefliğine gönderilir. Herhangi bir hata bulunursa bulunan hatalar düzeltilmez, işaret edilerek düzeltilmesi ve tekrar yapılmaması için hatayı yapan birime geri gönderilir.

9-Dosyalama

Mali İşler Müdürü ve Genel Müdürün imzalarından sonra Dosyalanır.

----.----

Bu normal satın alma işlemidir ancak öyle zamanlar olabilir ki gerek departmanlar ve gerekse ambar birimi personeli satın alma taleplerini zamanında yapmayı unutabilir ya da çeşitli nedenlerle aksatabilir. Dolayısıyla bu gibi durumlarda yapılacak iş acil satın alma talebinde bulunmaktır. Bunun için ayrı bir form kullanmaya gerek yoktur. Aynı 5 nüsha formun üzerine "ACİL" yazılarak yanına departman müdürünce paraf/imza atılması o satın alma talebinin acil olarak derhal işleme koyulması için yeterlidir. Bu durum tabii ki arzulanan bir durum değildir. Böyle fevkalade acil durumlarda uygulamanın 2, 3, 4. adımlar atlanarak 5. adımdan itibaren devam eder ve acil olarak satın alma yoluna gidilir. Burada şu noktaya dikkat edilmesi önemlidir. Acil satın almayı gerektiren durum ihmalden mi kaynaklanmıştır, yoksa beklenmeyen bir durumun ortaya çıkmasından mı kaynaklanmıştır. Umulmadık bir durumun ortaya çıkması doğal olarak acil satın almayı gerektirir fakat ihmalden kaynaklanmış ise gerekli idari tedbirlerin alınmasında gecikilmeyerek ilgili departman müdürü/şefi yazılı ya da sözlü olarak ikaz edilmelidir.

Bir diğer konu da araştırma sırasında alınan tekliflerde, malzeme bazında firmaların sunduğu fiyatlar bir diğerinden daha uygun olabilmekte. Örneğin satın alma isteğinde bulunan 5 kalem malzemenin 2 kalemine A firması, 5 kalemine ise B firması en iyi teklifi vermiş ise bu durumda Satın Alma Emri üzerindeki 2 kalem malzeme çizilerek diğer 3 kalem B firması adına düzenlenir. üzeri çizilen 2 kalem için sıra numarası boş olarak bastırılan oto kopyalı 2 nüsha Satın Alma Emri üzerine aynı sıra no su yazılıp diğeriyle birleştirilerek kontrol ve onaya sunulur.

"ASMAN" YÖNTEMİNİN KAZANDIRACAKLARI

- Kırtasiye masrafları % 50 civarında azalacak,
- Ambar biriminin üzerinde olan yazım yükü tüm departmanlara ek bir yük getirmeden dağıtılmış olacak.
- Satın alma biriminin araştırma dışındaki yazım işleri % 60 civarında azalacak,.
- Zaman ve işgücü kazancı, satın alma araştırmalarına daha çok ağırlık verilmesini sağlayacak.
- Tekdüze işlerin azalması motivasyonu arttıracak,
- Onaylanmış departman ve depo satın alma isteklerine, süratli bir şekilde cevap verilebilecek,
- Bürokrasi azalacak.
- Cost Control birimi Adet/Birim ve fiyat kontrolleri yönünden çok daha aktif/etkin hale gelecek.
"ASMAN" YÖNTEMİNİN UYGULANMAKTA OLDUĞU OTELLER;
Önerdiğim bu yeni yöntem muhasebe sistemini yeniden yapılandırdığım İzmir Princess Hotel'de ilk kez 2001 yılı başından beri ve aynı şekilde bütünüyle yeniden tasarlayarak muhasebe ve finans sistemini kurduğum Bulgaristan'ın başkenti Sofya'daki Sofia Princess Hotel'de de 2005 yılı başından beri son derece başarılı ve sorunsuz bir şekilde uygulanmış ve uygulanmaya da devam etmektedir.
"ASMAN"
"ASMAN" yöntemi ismi, Türkçe karakter kullanmadan ad ve soyadımın baş harfleri -AS- ve soyadımın son hecesinin -MAN- birleşiminden meydana gelmiştir.
SON SÖZ: Yeni bir uygulama olarak geliştirdiğim "ASMAN" metodunun en önemli özelliği ise mevcut uygulamalarda "Satın Alma İstek Fişi" ve "Satın Alma Emri" olarak kullanılan ayrı ayrı formlar, "ASMAN" yönteminde birleştirilmiş tek form gibi kullanılmaktadır ve ASMAN yönteminin özünde "Mal alırken kazanılır" felsefesi yatmaktadır. Cost Control biriminin maliyet raporlarını hazırlamasından önce bu raporların özünü oluşturan malzeme satın alımlarında çok daha etkin bir şekilde görev yapmasına imkan tanımakta, ve aynı zamanda diğer birimlerle sıkı bir koordinasyon ortamı oluşturarak maliyetlerin satın alımdan önce azaltılmasına yönelik çalışmalar yapılmasına olanak sağlamaktadır "ASMAN" yöntemi.

Otel İşletmelerinde Cost Control biriminin maliyetlerin azaltılması yönündeki çalışmaları malzeme talep edildiği andan itibaren olmalıdır. Adet kontrollerinin olması, ilgili departmanları optimal satın alma taleplerinin yapılması yönünde daha akılcı düşünmeye, Fiyat kontrollerinin olması ise çok hassas bir bölüm olan Satın Alma biriminin yapabileceği hataları minimuma indirme yönünde çalışmalara iter. Birimlerin kendi yaptığı işleri kontrol etmesi çok güzel ve memnunlukla karşılanacak bir şeydir ancak bir başka birim tarafından denetlenmek/kontrol edilmek hataları en aza indirmesinin yanında aynı zamanda denetlenen birimi aklayan, rahatlatan bir durumdur.

Otel işletmenizde satın alımlarda birtakım sıkıntı ve sorunlar yaşıyorsanız işte size yeni bir yöntem :"ASMAN"