Adnan ŞİŞMAN CPA
www.adnansisman.com
adnansisman@adnansisman.com

05.11.2006

Bir çok otel işletmesinde yapılan departman müdürleri toplantısında değinilmeden geçilmeyen bir konu, departmanların istemiş olduğu malzemelerin gelip gelmediği ya da ne zaman geleceği konusudur. Bunun yanında satın almaların geciktiği, gecikme dolayısıyla da departmanlardaki işlerin geciktiği v.s. konularıdır...

Genellikle departman müdürleri, sipariş ettikleri malzemelerin erken alımı konusunda satın alma birimi ile temasa geçer. Malzemelerin alımında bir gecikme olduğu takdirde satın alma ile tekrar görüşür, Fakat bir sonuç alamadıklarında ise konuyu şahsen ya da müdürler toplantısında genel müdüre taşırl. Şahsen müracaat edilmiş ya da müdürler toplantısına taşınmış olsun. Her halukarda genel müdür, bu tip konularda başını satın almaya çevirir ve sorar; Neden alınmıyor, niçin geçikti? Satın alma müdür veya şefi de daha önce departman müdürüne de anlatmış olduğu gibi genel müdüre de neden siparişlerin geciktiğini anlatır... Genel Müdür tatmin olur ya da olmaz.. Sonuçta her defasında Satın almaya "İşleri biraz daha hızlandıralım" talimatını verir. Tabii, bu durumdan hoşnut olmayan satın alma doğaldır ki şikayet eden ya da konuyu toplantıya taşıyan departman müdürüne diş bilemeye başlar. Kendisi diş geçiremiyorsa, kendi haklılığını bağlı olduğu mali işler müdürüne taşır...Bu sefer de yaptığının bedelini ödetmek için gecikeceği yoksa da geciktirilme yoluna gidilir... Böylece sen mi yoksa ben mi kısır döngüsü alır başını gider. Genel müdürle mali işler müdürünün arasının açılmasına kadar gider bu kısır çekişme... Sonunda birbirlerini yer durur ve kazanan hiç kimse olmaz ama kaybeden işletme olur.

Bu tip sıkıntıları açıkçası ben de yaşamıştım önceleri. Can sıkıcı ve huzur kaçırıcı, işi yavaşlatıcı kısır döngülerdi. Bu yüzden çareyi birimlerin sıkı bir şekilde koordinasyonunda bulduk. Şöyle ki:

Satın alma biriminin acil satınalmalar dışında, haftanın her günü her türlü alım yapmasından ziyade belli günlerde yiyecek-içecek,belli günlerde de teknik vs. alımları şeklinde çalışmasının daha doğru olacağını düşündük ve yeni çalışma şeklini diğer departmanlara da açıkça bildirdik. Bunun yanında depo birimine de yeni bir çalışma düzeni getirdik. Haftanın belli günlerinde otel dışından gelen satın almalarla ilgilenecekleri, belli günlerde ise otel içinde departmanlara malzeme transfer edecekleri şeklinde çalışmalarını başlattık ve yine bu durumu da departmanlara ve satın alma birimine bildirdik. Bunun yanında ne tür malzemenin ne kadar zamanda satın alınacağı da belirlendi. Aynı zamanda departmanlara hangi malzemeler ile ilgili siparişleri haftanın hangi günü ve hangi saatte sipariş vermeleri gerektiğini de bildirdik...

Sonuç şöyle oldu:

Departmanlar kendilerini ayarlayarak ilgili günde ilgili malzemelerin siparişlerini vermeye başladılar... Satın alma belirtilen sürede araştırmasını yaparak malzemeleri belirtilen günde otele getirmeye başladı... Depo ilgili günlerde teslim almaları ve ilgili günlerde de otel içinde ilgili departmanlara malzeme transferlerini yapmaya başladı...

Bunun yanında ayrıca, belirtelim, saat 16:00'dan sonra da stok ve muhasebe kayıtlarını yapmaya başladılar... (Acaba sizin görevli olduğunuz otelde depo görevlileri yani "porter" dediğimiz kişi/ler muhasebe kayıtları geçiyor mu? bir sorun bakalım ben de merak ettim...)

Departmanların şikayetleri yok denecek kadar azaldı... Toplantılarda satın alma konusuna çok daha az vakit ayrılmaya başlandı... Önceleri uyum zor oldu ama sonunda herkes alışarak koordineli çalışmayı kanıksadı... Yani artık herkes üzerine düşeni yapmaya başladı. Karanlık noktalar kalmamıştı... Siparişi veren, alımını gerçekleştiren, muhafaza ve gerektiğinde departmanlara transfer eden birimler hemen her konuda neyin nasıl olacağı hakkında bilgi sahibiydi. Fevkalade durumlarda da süratle bilgi akışı sağlandığı için toplantılarda da bu gibi konular artık çok çok az konuşulur olmuştu...

Bundan sonra neler mi konuşulur oldu? Tabii ki Otelin satış ve pazarlaması, bütçelerin yakalanıp yakalanmadığı, sapmaların neler olduğu, ne gibi tedbirler alınıp neler yapılabileceği v.s.,v.s. konular konuşulup görüşülür oldu...

Son söz: Kargaşa bazılarının işine gelse de siz her zaman tercihinizi koordinasyondan yana kullanın... Koordinasyonun gerçekleştirilmesini hala koordinatörden bekliyorsanız ne kadar zamandır beklediğinizi bilemem ama kesin olan şu ki daha çooook beklersiniz...

(Bu yazımızı okuyanlara Otellerde Yeni Bir Satın Alma Yöntemi "ASMAN" başlıklı yazımı okumalarını öneririm.)

Not: Bu yazı www.adnansisman.com sitesinden alınmıştır.

Adnan şişman'ın Turizm Forumu'nda daha önce yayımlanan yazıları: