Adnan ŞİŞMAN CPA
www.adnansisman.com
adnansisman@adnansisman.com

19.11.2006

Tek bir müteşebbisçe işletilen küçük oteller için yeterli görülen muhasebe kayıtları ve kontrol teknikleri, büyük otel işletmelerindeki farklı sorumluluk merkezlerinin başarılarını ölçmek ve işletmedeki hırsızlıkları önlemek ve yakalamak için yeterli değildir...

İç kontrol ölçmek, değerlendirmek, üstün başarıyı ve işletme verimliliğini sağlamak için yönetim kademesince kabul edilen yöntem ve metotlardır. Bu nedenle iç denetim yöntemleri kar amacı güden ve gütmeyen tüm işletmelere uygulanabilir.

Sağlam bir veri toplama, gözden geçirme ve raporlama sistemi kurarak ve uygulayarak, dört amaç birden gerçekleştirilebilir.

1-Yararlı ve vaktinde finansal ve faaliyet raporları,
2-Kayıtların doğruluğu ve hataların giderilmesi,
3-Faaliyetlerde ekonomi sağlanması,
4-Hileli işlemlerin önlenmesi ve ortaya çıkarılması.

Sağlam bir şekilde tasarlanmış ve uygun şekilde işletilen bir sistem meydana geldiğinde hileli durumlar göz önüne serilebilecektir. İyi bir kontrol sistemi hileleri çok çabuk ortaya çıkarır ve bunları ilgililerin dikkatine sunar. Kayıtların ve kontrollerin sağlam bir biçimde yapılması işletme varlıklarının (likit yada duran) zarara uğrama riskini azaltacak ve sonuçta işletme faaliyetlerinin daha karlı ve verimli olmasına yol açacaktır. İyi bir iç kontrol sağlamak için katlanılan maliyet hiçbir zaman sistemin getireceği faydalardan daha fazla olmamalıdır...

İç kontrol, varlıkları korumak, muhasebe verilerinin doğruluğunu ve güvenilirliğini kontrol etmek, faaliyet etkinliğini arttırmak ve belirtilen yönetim politikalarına sadık kalınmasını teşvik etmek için bir otel işletmesi içindeki, birbiriyle ilgili metotları, tedbirleri ve organizasyon planını kapsar ve otel işletmelerindeki iyi tasarlanmış bir belge akışı içindeki otomatik kontrol işlemlerinden daha fazlasını ifade eder. Yani iç kontrol sadece yazar kasa, önceden numaralandırılmış fiş ve diğer belge kontrol tekniklerinin kullanılmasıyla işletme varlıklarının korunmasından çok daha kapsamlıdır...

İç kontrol sistemi, bütçe kontrolleri ve planlaması, tespit edilmiş standartlar, performans raporları, personel politikaları (eğitim, iş başı uygulaması,nezaret vs.), İstatistiksel analizler, kalite denetimi, fiziksel kontroller, yerleşim planı, kilitler, kayıt tutma makineleri, depoların muhafazası, satış ve hizmet planları ve tahminleri, iç denetim, bağımlı ve bağımsız denetleyiciler tarafından raporların doğruluğunun kontrol edilmesi ve bunların sürekli olarak izlenmesi ve değerlendirilmesi gibi teknik ve kontrol araçlarından yararlanmalıdır..

Sağlam ve uygun bir biçimde koordine edilmiş sistemdeki organizasyon planı, sorumlulukların ayrılmasını, bir yetki sistemini, varlıklar, kaynaklar, gelirler ve giderlerin muhasebe kayıt ve metotları, her bir organizasyon birimindeki görev ve vazifelerin icrasında izlenecek uygun davranışları ve personel kalitesi ile sorumlulukların uygun olmasını sağlamalıdır.

Otel işletmeleri, faaliyet ve hacim yönünden hizmet yelpazelerini sürekli olarak genişletmeleri nedeniyle, herhangi bir birimin üzerinde kişisel bir kontrol sağlamak güçtür. Bu bakımdan yönetim faaliyetlerinin organize olmuş sorumluluklar biçiminde ve uygun şekilde oluşturulması kaçınılmaz bir zorunluluktur. Bu bakımdan her büyük otel işletmesi tatminkar bir organizasyon şemasına sahip olmalıdır. Bu plan yazılı bir biçimde ifade edilmeli ve ayrıca operasyon ve destek faaliyetleriyle ilgili tüm personel tarafından tereddütsüz ve net bir şekilde anlaşılmalıdır. Ayrıca sağlam bir organizasyon planının en önemli özelliğini , sadelik ve açıklık olarak ifade edebiliriz.

Otel işletmelerinin organizasyon planının yeterliliğini anlamamız için bir başka kriter de operasyon, kayıt ve muhafaza birimleri arasında sağlayabildiği bağımsızlıktır. Operasyon, muhasebe ve muhafaza birimlerinin birbirinden bağımsız olarak ayrılması, hileli işlemleri önlemek ve kayıtlardaki güvenirliği ve bütünlüğü sağlamak için koruyucu önlemlerdir. Burada esas olan, hiçbir bölümün kendisine ait faaliyetlerle ilgili muhasebe kayıtlarını kontrol etmemesidir. Faaliyetlerin, muhasebe kayıtlarının ve muhafazanın birbirinden ayrılması sonucu ortaya otomatik bir kontrolün (Oto kontrol) çıkmasını sağlar ve sonuçta da kayıtlar ve raporlar daha güvenilir olur.

Sağlam bir organizasyon planının bir başka önemli özelliği de sorumluluk hatlarının açık bir biçimde gösterilmesi ve her bir birime ait ana görev ve sorumlulukları açık bir biçimde ifade etmesidir...

Otel İşletmelerinin sağlıklı bir işletme faaliyeti için gerekli olandan fazla kayıt tutma işlemlerine girişmesi son derece yanlıştır. Bu bakımdan tüm kayıtlar, metotlar ve sistemler en düşük maliyetle, finansal ve faaliyet raporlarında maksimum uyumu sağlayacak şekilde tasarlanmalıdır. Tüm kayıt işlemleri anlamlı ve çabuk bir raporlamaya olanak sağlayan kebir hesaplarında yer alacağından otelin sağlam bir hesap planına sahip olması gerekir. Hesap planı, dikkatli bir biçimde hazırlanmalı ve finansal tablo ve raporların iktisadi bir biçimde hazırlanmasına yardımcı olmalıdır, aktifleri ve pasifleri, gelirleri ve giderleri yeterli ve doğru bir biçimde yansıtmak için ve ayrıca yönetim kademesinin faaliyetleri kontrol etmesine yardımcı olmak için, yeterli şekilde alt başlıklara bölünmüş tali hesaplar planda yer almalıdır ve her bir hesapta nelerin yer alacağı doğru ve özlü bir biçimde tanımlanmalıdır, sermaye varlıkları, mal(malzeme) ve gider kalemleri arasındaki sınır mümkün olduğu kadar açık bir biçimde tanımlanmalıdır, gerekli yerlerde de kontrol hesapları olmalıdır.

Çok iyi oluşturulmuş bir organizasyon planı en iyi yetki ve kayıt tutma sistemi ile birleştirilmiş olsa bile, günlük işletme faaliyetlerindeki bu işlemleri gerçekleştirecek eksiksiz uygulamalar olmaksızın, iyi bir iç kontrol sistemi kurmak hayaldir. Mümkün olduğu ölçüde kayıtların ve raporların doğruluğunu sağlamak amacıyla, uygulamalar kurumsallaştırılmalıdır. Dolayısıyla bu tür uygulamalar faaliyet raporlarına esas olan verilerin hatasız olmasına yardımcı olur.

Sağlam bir iç kontrol sisteminin son unsuru personeldir.Yönetime sağlıklı bilgiler verebilmek için, bu bilgileri üreten, ileten, biriktiren, ve kaydeden kişiler tarafından titizlik ve hassasiyet gösterilmelidir. Hataları minimuma indirebilmek için, verilerle uğraşan personel görevleri ve bilgi toplama işlemlerinde yapılabilecek hatalar konusunda eğitilmelidir. Eğitim sürecinin en önemli kısmı ise personelin sürekli izlenmesi ve yaptığı işlerde nezaret edilmesidir.

İyi bir iç kontrolün gerektirdiği tüm unsurlar bir araya getirilmiş olsa bile, sürekli olarak sistemin gözden geçirilmesi gereklidir. Bazı büyük otellerde yapılan iç revizyon bu amaçla gerçekleştirilir. Büyük Otel işletmelerinde yapılan revize işlemleri, muhasebe ve faaliyet kontrollerinin yeterliliğini saptamak, gözden geçirmek, tesis edilen politika ve metotlara uygunluğunu anlamak, raporların, kayıtların ve diğer verilerin güvenirliğini kontrol etmek ve işletme varlıklarının ve yükümlülüklerinin uygun bir biçimde kayda geçirilip geçirilmediğini saptamak için gerçekleştirilir..

Not: Bu yazı www.adnansisman.com sitesinden alınmıştır.

Adnan şişman'ın Turizm Forumu'nda daha önce yayımlanan yazıları: