26.11.2007

Türkiye'de toplantı kültürü ve toplantı yönetimi konusunun profesyonelce bilinmediği ve uygulanmadığı inancındayım. Oysa ki bu kültür gelişmiş batılı ülke ve işletmelerde çok gelişkin, yaygın ve bir uzmanlık dalı iken ülkemizde ise bu konu hafife alınmaktadır.

Toplantı yapma veya yönetiminin bazı kişilere göre vakit kaybı, işgüzarlık, göz boyama olarak algılandığını duyuyorum. Bazıları da "Toplantıya ne gerek var, yapılacakları yazılı olarak bildirir, takip edersin" veya "ilgili kişileri ofisine çağırır, gerekli talimatı verirsin olur biter," diyen de var.

Bu düşünce sahiplerine saygı duyarım, ancak altını çizerek ifade etmek isterim ki toplantıların yeri, anlamı ve amacı ayrı, ikili görüşmelerin yeri, anlamı ve amacı ayrıdır. Konuyu iyi etüd etmek gerekir.

Bir benzetme yapmak gerekirse, totaliter yönetimle yönetilen ülkelerde de aynı anlayış vardır. Ülkeyi yöneten kişi emirler vererek ülkeyi yönetebilir, ancak o rejimden ne yönetene ne yönetilene ve ne de ülkeye bir yarar gelmez. Lider bir gün ölünce ülke kaosa düşer veya bir gün eninde sonunda demokratik yönetime geçilir. Bazı patronlar insanları iki dudaklarının arasında yönetmeye alışık olduklarından, oteli yöneten GM'ün de toplantılarla vakit kaybını(!) istemezler. Onlara göre verilecek talimatlar, yapılması gerekenler için yeterlidir. Sonra da uygulamaya bakılır, uyan ile uymayan ayırt edilir, gerekirse farklı yöntem uygulanır.

Oysa ki toplantılar çağdaş yönetimin vazgeçilmez bir parçasıdır. "Mp3" sistemi gibi sıkıştırılmış yönetim sistemidir.

Deneyim ve yönetim kültürü yetersiz bazı işletme sahipleri, otel içindeki tüm operasyonların GM tarafından yürütüldüğünü sanabilir. Oysa ki otel operasyonunu yürüten departman müdürleridir. GM muhtelif toplantı başlıkları altında ilgili departman müdürlerini toplayarak bazen yasalar adına, bazen işletmeci adına, bazen de kendi bilgi ve deneyiminin ışığı altında konuların veya sorunların nasıl, neden ve ne zaman yapılması gerektiğini açıklar, görev dağılımı ve denetim yapar.

Bu girişten sonra yazı başlığımın konusuna geçiyorum.

Toplantı otel yönetiminin departman amirleri ile önceden belirlenmiş zaman dilimleri ve tespit edilmiş bir yerde, bilgi alış-verişinde bulunmak, bir karar almak, bir uygulama sonrasını kritize etmek, düşünülen bir organizasyonun planını yapmak, yapılacak bir aksiyonun koordinatlarını belirlemek, koordinasyon kurmak, spesifik bir konuda önlem almak, iletişim kurmak, yön tayin etmek, hedef belirlemek, işletme stratejilerini belirlemek v.s. gibi amaçlarla yapılan toplu oturumlardır.

Genel Olarak toplantılar GM'nin başkanlığında yapıldığı gibi spesifik bir konuda bazı departman amirlerinin başkanlığında da yapılabilir.

Toplantılara GM'ün profesyonelliğine, otelin kapasitesine, hizmet ünitelerinin niceliğine ve oteldeki hizmet sistemine göre farklı departman amirleri katılabilir.

GM gereksinime göre aşağıda belirttiğim bazı toplantıları iptal veya ilave de edebilir.

OTELLERDE YAPILAN TOPLANTI TÜRLERİ

§ Operasyon toplantısı: Bazı otellerde haftanın 5 günü, bazılarında 6 günü, bazılarında GM talep ettikçe yapılır. Sabah saat 09.00-10.30 dilimleri arası yapılan, 15-30 dakika arası sürmesi gereken bir toplantıdır. Toplantıya operasyon amirleri katılır. (Odalar Bölüm Md., Ön Büro Md., Exe. Housekeeper, Halkla İlişkiler Md., Duty Mgr, Y&İ Md., Banket Md.,Teknik Md.) Otelin kapasitesi ve organizasyon genişliğine göre, toplantı başkanlığını GM veya Asst. GM veya Resident Mgr. yapar.

§ Heads meeting: Bazı otellerde haftalık, bazı otellerde aylık yapılır. Benim önerim haftalık yapılmasıdır. Toplantı GM başkanlığında yapılır, normal seyirde 45-75 dakika arası sürebilir. Üst kademe yöneticiler ve tüm departman amirleri toplantıya katılmalıdırlar. Toplantıda otelin ana gidişatı, genel politikalar, departmanlar arası ilişkiler, koordinasyon ve üst kademenin duyuruları görüşülür.

§ Satış&Pazarlama toplantısı: Bazı otellerde haftalık, bazı otellerde aylık yapılır. Bazen GM, bazen Satış&Pazarlama Md. başkanlığında yapılan, normal seyirde 45-75 dakika arası süren bir toplantıdır. Toplantıya üst kademe yönetimden başka Satış&Pazarlama Md., Odalar Bölüm Md., Ön Büro Md., Rezervasyon Md., Y&İ Md., Banket Md., Halkla İlişkiler Md. katılır. Pazarlama sorunları ve aktiviteler görüşülür.

§ Kredi Toplantısı: Aylık veya 15 günlük periyotlar içinde, bazı otellerde GM, bazılarında ise Mali İşler Md. başkanlığında toplanılan, 45-60 dakika süren bir toplantıdır. Otelin alacak ve borçları, kredi tanınacak firmalar konuları görüşülür. Toplantıya üst kademe yönetimden başka, Mali işler Md., Muhasebe Md., Krediler Md., Odalar Bölüm Md., Ön Büro Md., Y&İ Md., Banket Md. katılır.

§ Satın alma Toplantısı: Aylık periyotlarla, GM başkanlığında yapılan, 45-60 dakika süren bir toplantıdır. Otelin satın alma politikaları çerçevesinde, satın alma sorunları görüşülür. Toplantıya üst kademeden başka, Mali İşler Md., Muhasebe Md., Satın Alma Md., Y&İ Md. ve Exe. Şef katılır.

§ Güvenlik toplantısı: Aylık periyotlarla, GM başkanlığında yapılan, 45-60 dakika arası seyreden bir toplantıdır. Bazen Teknik Md. Başkanlığında da toplanılır. Toplantıya üst kademeden başka, Teknik Md., Odalar Bölüm Md., Ön Büro Md., Exe. Housekeeper, Güvenlik Md., Mali İşler Md., İnsan Kaynakları Md., Duty Mgr. katılır. Otelin yangın, deprem ve diğer tabii afetlerde yapacağı işler ile enerji politikaları ve sorunları görüşülür.

§ Tasarruf toplantısı: Aylık, GM başkanlığında yapılan, 60-90 dakika arası seyreden bir toplantıdır. Toplantıya tüm departman amirleri katılır. Otelde ve departmanlar içinde ekonomi yapılacak konular tartışılır.

§ Bütçe toplantısı: Bu toplantı bütçe hazırlığı ile ilgili olanı değildir. Aylık olarak GM başkanlığında yapılır. Genel olarak ay sonu verileri alındıktan sonra yapılan, 60-75 dakika arası seyreden bir toplantıdır. Toplantıya üst kademe yönetimden başka, Mali İşler Md., Muhasebe Md., Odalar Bölüm Md., Ön Büro Md., Y&İ Md. katılır, bazen Cost Controller de çağrılabilir. Bütçe, realizasyon ve maliyetler karşılaştırması ile farklılıklar tartışılır.

§ Personel toplantısı: Aylık olarak GM başkanlığında yapılan 45-60 dakika seyreden bir toplantıdır. Tüm personel sorunları ele alınıp, tartışılır. Toplantıya üst kademe yönetimden başka, İnsan Kaynakları Md., Mali işler Md. ve bazen işçi temsilcisi katılır.

§ Sosyal Aktiviteler ve dayanışma toplantısı: Aylık olarak GM başkanlığında yapılan, tüm departman amirlerinin katıldığı, personeli motive etme toplantısıdır. Personelin doğum günleri, evlenenler, çocuğu olanların kutlandığı, hediye verildiği, ayın başarılı elemanların seçiminin yapıldığı, sosyal aktivitelerin planlandığı, bir saat süren bir toplantıdır.

VERİMLİ BİR TOPLANTI İÇİN DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

A - Salonun fiziki şartları:

o Toplantının yapılacağı salonun aydınlık, ferah ve havadar olması,
o Şayet bir gösterim var ise teknik donanımın önceden hazır bulunması,
o Salonun uygun bir yerinde çay, kahve, fincan set-up'ının hazır bulunması,
o Oturma düzeni olarak tercihen "U" düzen kurulması,
o Masa üstünde herkes için su bardağı ve su bulunması,
o Salon klimasının mevsime göre önceden ayarlanması.

B - Toplantı üyelerinin uymaları gereken nezaket kuralları:

o Toplantıya geç kalınmaması,
o Toplantıya katılamayacak olanın mazeret bildirmesi,
o Mazeretlilerin kayda geçirilmesi,
o Toplantı süresince telefon görüşmesi yapılmaması,
o Toplantı süresince sigara içilmemesi,
o Toplantı süresince konu dışı ikili görüşme ve fısıldaşma yapılmaması,

C - Toplantı detayları:

o Genel Müdür, salona girdiğinde tüm katılımcıları selamlamalı, güler yüzlü, rahat görünümlü, güven verici olmalı.

o Toplantı gündeminin önceden belirlenmiş ve katılımcılara dağıtılmış olması, katılımcıların hazırlıklı gelmelerini sağlayacak, toplantının daha kısa süreli, dinamik ve verimli olmasını sağlayacaktır.

o Toplantı süresince tüm görüşmeler GM sekreteri tarafından not alınmalı ve toplantı sonrası dağıtılmalıdır.

o Toplantılarda tüm katılımcılara söz hakkı verilmeli ve katılımcılar özgürce görüşlerini ifade edebilmelidir.

o Toplantıda bir karar alınacak ise herkesin görüşü alınmalıdır.

o Toplantıda alınan kararın hangi katılımcıyı ilgilendirdiği, hangi katılımcının aksiyon alması gerektiği mutlaka kayda geçirilmelidir.

o Bir sonraki toplantıda eski gündem hızlı bir şekilde gözden geçirilmeli ve gerçekleştirilen aksiyonlar ile ilgili bilgi alınmalıdır.

o Genel Müdür, toplantı bitiminde katılımcılara teşekkür edip iyi çalışmalar dilemelidir.

Hepinize iyi toplantılar dilerim.