31.12.2007

Çağımız yöneticisinin omuzlarındaki sorumluluklar ile yöneticilerden beklenen yarar ölçüsünün, nicelik ve nitelik açısından farklı boyutlara ulaştığı görülmektedir. Aslında, ulaşılması gereken boyutların geleceğin yönetici adaylarına bir cazibe merkezi oluşturması gerekirken, tam aksine, yöneticilik bir idari hamallık mesleği haline dönüşmüştür.

Kanaatimce, çağımız yöneticilerinin idari hamallıktan kısmen kurtulabilmeleri için zaman yönetimini başarılı bir şekilde yürütmeleri gereklidir.

Eğer, yönetim ve işyerinde kaliteye öncelik verilmesi isteniyorsa, herkes bilsin ki; "KALİTE İNSANA SAYGI İLE BAŞLAR" İnsanların önemsenmediği bir ortamda kaliteden bahsetmek boş bir çabadır. İnsana duyulacak saygıda mevki farkı gözetmemek gerekir. Kişi; Patron da olsa, yönetici de olsa işçi de olsa önce insandır.

İster ast, ister üst kademe yöneticisi olunuz, ister patron veya patron çocuğu olunuz, eğer ciddi bir yönetici olduğunuzu iddia ediyor veya ciddi bir yönetici olmak, zaman israfçısı ve idari hamal olmak istemiyorsanız, zaman yönetimine önem veriniz.

ZAMAN NEDEN ÖNEMLİ?

Zaman yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır. Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir. Bu nedenle zaman çok iyi kullanılmalıdır. Çünkü, zaman en kıymetli ve en pahalıdır.

ZAMAN YÖNETİMİNİ ETKİLEYEN SORUNLAR

§ Plansızlık,
§ İşkoliklik,
§ Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak,
§ Ertelemek,
§ Bürokrasi,
§ Gereksiz detaylar ve işlerle meşguliyet,
§ Rasyonel ve radikal olmayan kararlar,
§ Gereksiz telefonlar,
§ Randevusuz görüşmeler,
§ İyi organize edilememiş toplantılar,
§ Dedikodulara prim,
§ Dağınık masa ve ofis düzeni. (Bazıları meşgul görünmek ister)

PLANSIZLIK

Planlama yapılmadığı takdirde işler vaktinde bitmemekte ve bunun sonucunda yönetici fazla mesaiye kalmaktadır. Zamanlanmış bir planlama, iyi bir zaman yönetiminin temelidir. Yönetim planlama ile başlar ve en önemli aşamadır.

İŞKOLİKLİK

İşlerinizi verimli bir şekilde yapabilmeniz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalısınız. Bu da ancak düzenli ve planlı bir çalışma ile olur. Kendisini gereğinden fazla işe adayan yöneticilerin kendi sağlıklarına, ailelerine, gezmeye, spora, sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları da yoktur. Bu durum onları sürekli patlamaya hazır, gergin, sinirli, yorgun, bunalmış, bıkkın duruma getirir. Böyle bir yönetici ile astlarının birlikte çalışması, huzur, mutluluk, verimlilik, yaratıcılık ve özveri sağlamaz. Zaman kötü kullanılmış olur.

ÖNCELİKLERİ SIRALAMAK

§ İyi bildiğiniz işleri tespit edip ayırınız.
§ Çabuk bitecek işler ile uzun süre isteyen işleri ayırınız.
§ Kolay ve zor işleri ayırıp, işe kolaydan başlayıp, zor olana zaman ayırınız.
§ Acil olan işleri belirleyiniz.
§ Önemli olan işleri sıralamanızdaki yerlerine oturtunuz.
§ Yapılacak işler ile ilgili görev dağılımı yapınız.
§ Tüm bunlar için plan ve zamanlama tablosu yapınız.
§ Her sabah sekreteriniz ile birlikte günün planlamasını yapınız.
§ Her iş günü, her sabah action toplantısı yapınız.


ERTELEMEK

Yapılacak bir işi, bir konuyu, bir görüşmeyi ertelemek bir çok yönetici için baş vurulan bir kaçma yöntemidir. Sorunun veya sorunların ileri bir tarihe atılması işlemidir. Oysaki, yönetici, bulunduğu günün şartlarını ileri bir tarihte mumla arayabilir. O nedenle, ertelemek ne yazık ki bir kurtulma yöntemi değildir.

Ertelemek; Yöneticinin kariyerini hırpalayacak, iş mutluluğunu bozacak, iş hayatını kısaltacak, başarısını gölgeleyecek, prestijini olumsuz etkileyecek, yöneticiye gizliden zarar verecek bir kötü alışkanlıktır. Amaçsız ertelemeler zaman kaybıdır.

BÜROKRASİ

Bürokrasi olmadan işler yürümez. Ancak, özellikle sistemin zayıf veya geçersiz olduğu, güvensizliğin hakim olduğu ülke veya işletmelerde bürokrasi, işlerin ağır yürümesine veya aksamasına neden olur. Bürokrasinin olağan seviyesine inebilmesi için görev ve yetki dağılımı yapmak, kuvvetli sistem sahibi olmak, oto-kontrol kurmak, ileri iletişim ve bilişim teknolojisini maksimum oranda kullanmak bürokrasiyi azaltır, zamandan tasarruf edilir.

GEREKSİZ DETAYLAR VE İŞLERLE MEŞGULİYET

Bazı yöneticiler, astlarına olan güvensizlikleri veya kendi sorumluluklarından kaçma düşüncesi ile meşgul görünme çabaları veya görev dağılımındaki yetersizlik, doğru kişilerin atanamamaları, yanlış ücretleme politikaları v.s. nedeniyle lüzumsuz detaylar ve işlerle zaman kaybederler. Realist olmaya çaba sarfediniz.

RASYONEL VE RADİKAL OLMAYAN KARARLAR

Bazı yöneticiler, zayıf kişilikleri, yetersiz deneyimleri, yetkilendirme hataları, sorumluluk verilmemesi, mutsuzluk, huzursuzluk, patrona danışmadan bir iş yapamama v.s. nedenlerle, radikal ve rasyonel yönetim kuramayıp, günü geçiştirmek, kaçamak, geçici, oyalayıcı, erteleyici talimat ve kararlar ile oyalanabiliyorlar. Ancak bu durumdan işletme, işletmeci ve yönetici zaman kaybeder, zarar görürler.

GEREKSİZ TELEFONLAR

Yöneticinin yetersiz deneyimi, otoriter olamaması, hayır diyememesi, sekreterin eğitimsizliği, bilgisizliği, yetkilendirilmemesi, iş yeri düzensizliği, sistem zayıflığı gibi nedenlerle bazı yöneticilere gelen telefonlar süzülmeden yöneticiye bağlanarak, zaman kaybına neden olunmaktadır.

RANDEVUSUZ GÖRÜŞMELER

Gerek yönetici ve gerekse sekreteri bu konuda bilinçli ve kararlı olamaz, insanları randevu alarak görüşmeye alıştırmaz iseler, o yöneticinin kapısı hiç boş kalmaz. Sonuç olarak, yönetici planlı çalışamaz, sınırlı iş üretir, zaman kaybı işletmeyi geri bırakır.

Derler ki; Her başarılı erkeğin arkasında bir hanım vardır. Doğrudur. Bu hanım evde eşidir, iş yerinde ise sekreteridir. Her ikisinin de yöneticinin başarısında rolü vardır.

İYİ ORGANİZE EDİLEMEMİŞ TOPLANTILAR

Toplantılar yöneticinin vazgeçilemez gündemidir. Ancak, yöneticilerin toplantı yönetimi konusunda eğitim ve deneyimi yetersiz ise, toplantılar zaman kaybına neden olurlar. Toplantıların önceden planlanmış, zamanlanmış, gündem maddeleri belirlenmiş, amacına uygun yönetilmiş, aksiyon dağılımı yapılmış ve zamanında bitirilmiş olması esastır.

DEDİKODULARA PRİM

Halkımızın dedikoduya verdiği önem ve ilgi dikkat çekici boyutlardadır. Mesleğimiz insanları ise dedikodu ile işletme yönetir hale yaklaşmışlardır. İnsanlarımız, maalesef doğru olmayan, yakıştırma ve abartılmış bilgileri ve duyumları kulaktan kulağa aktarma alışkanlığı içindeler. Veya başkalarının özel hayatları ile fazlası ile ilgililer.

Sosyal faaliyet alanı ve zamanı bulamayan yönetici ve personel bu ihtiyacını dedikodu ile karşılama pratikliği içindeler diye yorumluyorum.

Bu kötü alışkanlık, maalesef işletmeler içindeki disiplin, birlik ve beraberliği bozduğu gibi önemli bir zaman ve dikkat kaybına da neden olmaktadır.

Kişiliği, deneyimi ve otoritesi zayıf yöneticiler, özgüven eksikliği nedeni ile bu tür duyumlara prim vermeseler, dedikodu ile zaman kaybı yaşanmaz.

DAĞINIK MASA VE OFİS DÜZENİ

Böyle bir yönetici ve ofis görüyor iseniz biliniz ki o yönetici planlı, sistematik, titiz çalışmıyor ve eski kafa yöneticilerdendir. Etrafındakilere vermek istediği mesaj; Çok çalışıyor, kafasını kaldıramıyor, görüntüsü vermek istemesinden kaynaklanıyordur. Böyle yöneticiler iş yerinden hiç çıkamazlar ve astlarının da aynı yoğunlukta çalışmasını beklerler. Sonuç olarak işyerinin değerli zamanını çalarlar. Bu da zaman israfçılığıdır.

Atalarımız "ZARARIN NERESİNDEN DÖNERSENİZ, YARARINIZDIR" demişler. Ben de; "ZAMAN YÖNETİMİNE NEREDEN BAŞLARSANIZ, YARARINIZDIR" derim.

İSTEMEK BAŞARMAK İÇİN GEREKLİDİR AMA BİTİRMEK İÇİN BAŞLAMAK GEREKLİDİR.

Sağlıcakla kalınız…